Czy czujesz czasem, że masz za dużo na głowie? Że zadania się nawarstwiają, pomysły kłębią, a Ty nie wiesz, od czego zacząć? Jest na to sposób! Poznaj metodę GTD - Getting Things Done, czyli sztukę bezstresowej efektywności. To prosty i zaskakująco skuteczny system zarządzania czasem i zadaniami, który pomoże Ci zapanować nad chaosem. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak krok po kroku osiągnąć wszystko, co sobie zaplanowałaś.
Co to jest metoda GTD Davida Allena i dlaczego działa?
GTD, czyli Getting Things Done, to popularna metoda organizacji czasu i zadań, stworzona przez Davida Allena. W skrócie chodzi o to, żeby zebrać wszystkie swoje zadania, poukładać je w logiczny sposób, a potem po prostu działać. Brzmi prosto, prawda? I wiesz co? To naprawdę działa! Powiem więcej! Metoda GTD jest wprost idealna do wprowadzenia w Bullet Journalu. Dlatego koniecznie przekonaj się, jak sprawdzi się u Ciebie.
Nasz umysł nie jest stworzony do przechowywania informacji. O wiele lepiej niż z gromadzeniem danych radzimy sobie z generowaniem pomysłów. Dlatego tak ważne jest, by nie polegać na zawodnej pamięci, tylko na bieżąco zapisywać swoje pomysły i zadania na papierze lub w aplikacji. Kiedy przenosimy zadania z głowy na zewnątrz, uwalniamy przestrzeń dla kreatywności i skupienia. Na pewno dobrze o tym wiesz, jeśli przygotowujesz listy zadań i pomysłów w swoim BuJo. Gdy widzisz, co masz zrobić, możesz przejść do realizacji zadań, zwiększając swoją produktywność i skupiając się na tym, co naprawdę ważne.
Metoda GTD to nie tylko zbiór technik, ale również filozofia, która pomaga spojrzeć na swoje zadania z różnych perspektyw. David Allen, twórca tej metody, podkreśla, że kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest połączenie kontroli nad bieżącymi zobowiązaniami z szerszą perspektywą, uwzględniającą nasze cele długoterminowe i życiowe wartości. W dalszej części tekstu pokażę Ci, jak wprowadzić tę metodę do swojego planowania nie tylko bieżących zadań na miesiąc, dla też długofalowych, nawet kilkuletnich projektów.
Zaplanuj swoje działania w Bullet Journalu.
Jak działa GTD - 5 kroków do ogarnięcia chaosu
Getting Things Done to system, który składa się z pięciu kroków. Nie pomijaj żadnego z nich ani nie zmieniaj kolejności. Każdy etap jest ważny, a razem tworzą spójną całość - sposób na realizację celów i osiąganie marzeń.
1. Zbieranie (Collecting) - przelej na papier wszystko!
Pierwszy etap to okazja, by sięgnąć po Twój ulubiony notes w kropki i wypisać wszystkie (naprawdę wszystkie) zadania, które zaprzątają Twoje myśli. Od listy zakupów spożywczych, przez wymyślenie prezentu dla bliskich, oddanie książek do biblioteki, aż po długoterminowe plany przebranżowienia lub awansu. Na razie nie dziel tych zadań na kategorie, spisz wszystko tak, jak Ci się przypomni. Nie zastanawiaj się, czy zadanie jest pilne, ważne, czy możesz je delegować ani, czy jest realne. Po prostu wyrzuć je ze swojej głowy.
2. Analiza (Processing) - uporządkuj pomysły
Teraz, kiedy masz już wszystko zebrane w jednym miejscu, weź swoją listę i przeanalizuj każdy element po kolei. Zastanów się, na czym polega konkretne zadanie.
Przykładowe kryteria:
- czy możesz to delegować, czy musisz się tym zająć osobiście,
- jaki jest termin wykonania,
- ile czasu na to potrzebujesz,
- czy w ogóle chcesz lub musisz to zrobić? (Jak nie, to po prostu to skreśl).
3. Organizacja (Organizing) - listy, listy, listy!
Teraz czas na to, co użytkowniczki Bullet Journali lubią najbardziej: listy!
Wiesz już, co masz do zrobienia, teraz to uporządkuj! Poczucie kontroli da Ci świadomość, że panujesz nad swoimi zadaniami, a odpowiednia perspektywa pomoże Ci efektywnie zarządzać czasem. Twórca metody GTD, Allen, zaproponował podział zadań na 6 poziomów perspektywy:
- Bieżące zadania
- Bieżące projekty
- Obszary odpowiedzialności
- Cele roczne
- Wizja na 5 lat
- Całe życie
Gdy zorganizujesz zadania w ten sposób, nic Ci nie umknie, a z drugiej strony codzienne bieżące zadania nie sprawią, że zapomnisz o większym obrazie. Choć hasła "wizja na 5 lat" i "całe życie" mogą brzmieć górnolotnie i abstrakcyjnie tak naprawdę wcale takie nie są. Pomyśl, że czas i tak upłynie, dlatego możesz planować swoje życiowe aspiracje. Dzięki temu będziesz o nich pamiętać i weryfikować, czy na przestrzeni czasu pozostają takie same.
Organizując zadania w listy i kategorie, zyskujemy poczucie kontroli nad naszymi zobowiązaniami. Widzimy, co mamy do zrobienia, jakie są priorytety i terminy. To daje nam poczucie porządku i bezpieczeństwa.
Zamów notes w kropki Forest Spirit A5 i zaplanuj spełnianie swoich marzeń.
4. Przegląd (Reviewing) - bądź na bieżąco
Regularnie znajdź kilka minut na to, by przeglądać swoje listy, by upewnić się, że wszystko jest aktualne. To okazja, by dodać nowe zadania, zmienić priorytety, a także usunąć to, co już nieaktualne. Możesz to robić raz w tygodniu, albo raz na miesiąc - ważne, żeby być na bieżąco ze swoimi zadaniami. Przegląd list zadań to proces, w którym możemy spojrzeć na nasze działania z szerszej perspektywy. Zastanowić się, czy to, co robimy, jest zgodne z naszymi celami rocznymi, wizją na 5 lat i życiowymi wartościami. Czy podążamy w dobrym kierunku?
5. Działanie (Engaging) - czas na akcję!
W końcu przychodzi czas na działanie! Wybierasz zadanie z listy "Następne działania" i po prostu je robisz. Starasz się skupić na jednej rzeczy naraz i nie rozpraszać się. Pamiętaj, żeby zaczynać od zadań priorytetowych, albo od tych, które masz ochotę zrobić - ważne, żeby działać!
Dobrze przygotowana lista pozwoli Ci zaoszczędzić czas, który spędziłabyś, zastanawiając się nad kolejnym zadaniem. Zamiast tego wystarczy rzut oka na listę. Planowanie w metodzie GTD to sposób na to, by mieć pewność, że Twoje działania zaprowadzą Cię tam, dokąd chcesz dojść. Getting Things Done wymaga więcej pracy przy planowaniu, ale pozwala osiągnąć spektakularne rezultaty. Pamiętaj, że podstawą jest dobrze przygotowana lista zadań, podzielona na priorytety i uwzględniająca Twoje długoterminowe cele. Wypracuj nawyk regularnego tworzenia i weryfikowania listy. I bez wymówek zabieraj się za realizację zadań.
GTD w praktyce: Jak wdrożyć metodę w życie?
Metoda Getting Things Done jest bardzo uniwersalna i możesz ją stosować w każdym aspekcie Twojego życia. Podobnie jak Bullet Journal - dostosuj ją do swoich potrzeb, celów i realiów.
GTD w pracy - ogarnij projekty i terminy
Wyobraź sobie, że masz do zrealizowania duży projekt, np. przygotowanie prezentacji dla klienta. Zamiast panikować i nie wiedzieć, od czego zacząć, rozbijasz go na mniejsze zadania, np. "zebrać informacje", "przygotować slajdy", "przećwiczyć prezentację". Każde z tych zadań trafia na Twoją listę "Następne działania". Dzięki temu wiesz, co masz do zrobienia krok po kroku i unikasz poczucia przytłoczenia.
A co z terminami? Jeśli masz coś do zrobienia na konkretny dzień, np. spotkanie z szefem, zapisujesz to w kalendarzu. Jeśli termin jest odległy, możesz dodać zadanie do listy "Oczekujące" i wrócić do niego bliżej daty realizacji.
Getting Things Done w życiu prywatnym - czas na przyjemności
System GTD to nie tylko praca, to również życie prywatne! Możesz je wykorzystać do planowania rodzinnych wyjazdów, organizacji urodzin dziecka, a nawet do... dbania o siebie! Pamiętasz, jak mówiłam, że GTD pomaga znaleźć czas na to, co ważne? To dotyczy również Twoich potrzeb i przyjemności.
Chcesz w końcu zacząć chodzić na jogę? Dodaj to zadanie do listy "Następne działania". Chcesz spędzić więcej czasu z rodziną? Zaplanuj wspólny wyjazd i dodaj poszczególne etapy do listy "Projekty". Chcesz w końcu zrobić coś tylko dla siebie? Zapisz to w kalendarzu i potraktuj jak ważne spotkanie - ze sobą samą! Wypróbuj metodę do realizacji swoich marzeń i zarządzania dowolnymi projektami.
Dzięki planowaniu masz czas na to, co dla Ciebie ważne.
Getting Things Done a kreatywność
Może się wydawać, że GTD to tylko sucha organizacja, listy i terminy. Ale to nieprawda! To podejście ma zaskakująco wiele wspólnego z kreatywnością. Jak to możliwe?
Kiedy zbierzesz wszystkie zdania, przestaniesz się bać, że zapomnisz o czymś ważnym. W ten sposób zyskasz przestrzeń na swobodne myślenie, generowanie pomysłów i kreatywność. Poza tym, metoda GTD to nie tylko narzędzie do organizacji, ale również filozofia życia. Pomaga Ci żyć w zgodzie ze sobą i swoimi wartościami. A to jest klucz do prawdziwej kreatywności!
GTD to elastyczne narzędzie - dostosuj je do siebie
Pamiętaj, że metoda GTD to tylko narzędzie, które ma Ci pomóc, a nie ograniczać. Jeśli coś nie działa, zmień to! Eksperymentuj, szukaj swojego sposobu i nie bój się modyfikować systemu. Najważniejsze, żeby system planowania był dla Ciebie wsparciem, a nie kolejnym źródłem stresu.
Mam nadzieję, że teraz już rozumiesz, jak wdrożyć podejście Getting Things Done w życie. Pamiętaj, że to proces, który wymaga czasu i cierpliwości. Ale uwierz mi, warto! Dzięki systemowi GTD odzyskasz kontrolę nad swoim czasem i życiem, a co najważniejsze - znajdziesz czas na to, co naprawdę kochasz.
Podobał Ci się mój artykuł? Wesprzyj moją działalność i udostępnij poniższą grafikę (wraz z linkiem do artykułu) w swoim ulubionym medium społecznościowym np. Pinterest czy Instagramie. To nic nie kosztuje, a dla mnie to nieoceniona pomoc w dalszym rozwoju mojej marki. :)
