Planowanie to umiejętność, która może zmienić Twoje życie, wprowadzić harmonię i pomóc Ci osiągać cele. Planowanie i realizacja planów to klucz do poczucia spełnienia.

Niestety, nie zawsze wszystko idzie po naszej myśli. Zdarza się, że czujemy się przytłoczone ilością obowiązków. Lub, co gorsza, widzimy, jak nasze misternie ułożony plan dnia rozsypuje się jak domek z kart.

Znasz te uczucia, prawda? Ale wiesz co? Czasem wystarczy drobna zmiana, by sensownie zarządzać czasem. W tym wpisie pokażę Ci, że nawet małe kroki mogą prowadzić do wielkich zmian. Opowiem Ci o siedmiu najczęstszych błędach, jakie popełniamy przy planowaniu. A co najważniejsze: podpowiem, jak możesz ich uniknąć.

1. Nie znasz swoich priorytetów
2. Twój plan jest zbyt szczegółowy
3. Twój plan nie jest elastyczny
4. Nie odpoczywasz i zaniedbujesz kreatywność
5. Planujesz bez uwzględnienia swoich sił
6. Masz nierealistyczne oczekiwania
7. Nie jesteś systematyczna

1. Nie znasz swoich priorytetów i nie masz długoterminowej wizji

Przykład: Zapłacę rachunki, wybiorę przepis na ciasto, porozmawiam z koleżanką, zrobię porządną pielęgnację włosów, przerobię lekcję z kursu, zaplanuję wakacje, napiszę raport.

Błąd: Zaplanowałaś zbyt wiele zadań, bez określenia, które z nich są najważniejsze.

Masz tak czasami, że zaczynasz dzień od długiej listy zadań i już w połowie czujesz się przytłoczona? To klasyczny przypadek braku priorytetów. Wiem, jak łatwo wpaść w pułapkę „wszystko jest ważne”. Ale nie wszystko musi być zrobione od razu, a niektóre rzeczy mogą poczekać. Priorytetyzowanie pozwala nie tylko na skupienie się na tym, co kluczowe, ale także na osiągnięcie większej satysfakcji z realizacji planów. Pamiętaj, że nadmiar zadań bez hierarchii prowadzi do frustracji i poczucia niespełnienia.

Jeśli skupiasz się tylko na tym, co tu i teraz, łatwo stracić z oczu większy obraz. Jak często myślisz o tym, gdzie chciałabyś być za rok, pięć lat? Wizja długoterminowa to fundament, na którym budujesz swoje codzienne działania. Daje Ci motywację i jasno określa kierunek, w którym zmierzasz. Ale brak tej wizji może sprawić, że utkniesz w codzienności bez większego celu. Pamiętaj, że plany krótko- i długoterminowe powinny się uzupełniać.

Co zrobić?

• Wybieraj maksymalnie trzy kluczowe zadania na dzień. To te, które najbardziej przybliżą Cię do osiągnięcia celów.
• Skorzystaj z metody macierzy Eisenhowera, która pomoże Ci zdecydować, co jest pilne, a co ważne. (Tak! "Pilne" nie równa się "ważne").
• Naucz się odpuszczać, zwłaszcza w zadaniach, które niepotrzebnie zużywają Twoje zasoby. Czasami mniej znaczy więcej.
• Pamiętaj, że priorytety się zmieniają, więc regularnie przeglądaj swoją listę i wprowadzaj modyfikacje.
• Co kilka miesięcy sprawdź, czy Twoje codzienne działania rzeczywiście przybliżają Cię do realizacji większych planów.
• Spisuj cele w sposób wizualny – np. w formie mapy marzeń lub kolażu, co dodatkowo motywuje do działania.

 

Zanim zaczniesz planować, znajdź swoje priorytety.

 

2. Twój plan jest zbyt szczegółowy

Przykład: Poniedziałek: 7:00 – pobudka, 7:05 – mycie zębów, 7:10 – kawa, 7:15 – sprawdzenie maila, 7:30 – rozpoczęcie pracy nad projektem...

Błąd: Zaplanowanie każdej minuty nie daje żadnego pola do manewru.

Czy zdarzyło Ci się rozpisywać swój dzień minuta po minucie, a potem frustrować, bo nie udało się wszystkiego dopiąć? Perfekcyjny harmonogram to mit. Prawda jest taka, że im bardziej szczegółowy plan, tym większa szansa, że coś pójdzie nie tak. A kiedy już coś wypadnie z harmonogramu, łatwo o uczucie porażki. Lepiej podejść do planowania z większą elastycznością i nie wymagać od siebie niemożliwego. Planowanie powinno być Twoim wsparciem, a nie kolejnym źródłem stresu.

Co zrobić?

• Twórz bloki czasowe, np. rano na sprawy zawodowe, a po południu na kreatywność.
• Zostaw miejsce na niespodzianki. Życie jest pełne zwrotów akcji i czasem warto mieć zapasowy kwadrans na nieprzewidziane sytuacje.
• Szczegółowe planowanie jest pułapką, która może prowadzić do poczucia winy, gdy nie wszystko uda się zrealizować.
• Lepiej postaw na ogólne cele na dany dzień i pozwól sobie na swobodę w ich realizacji.
• Próbuj metod, które dają strukturę, ale pozostawiają miejsce na spontaniczność, np. Bullet Journal z tygodniowymi listami zadań.

3. Twój plan nie jest elastyczny

Przykład: 9:00 – telefon do klienta, 10:00 – call z szefem, 11:00 – wyjście do urzędu, 12:00 – obiad, 13:00 – dokończenie raportu.

Błąd: Nie uwzględniłaś buforów na opóźnienia, korki, przedłużające się spotkanie...

Sama wiesz, że życie bywa nieprzewidywalne. Ile razy zdarzyło Ci się, że zaplanowany dzień został wywrócony do góry nogami przez jeden telefon albo niespodziewane wydarzenie? Mnie zdarza się to często. I wiesz co? Już się tym nie stresuję. Nauczyłam się, że plany to tylko narzędzie, które ma mi pomóc, a nie coś, co mnie ogranicza. Dlatego tak ważne jest, by planowanie uwzględniało nieprzewidziane sytuacje i dawało Ci pole do manewru.

Co zrobić?

• Dodawaj do planu bufor czasowy. Jeśli planuję coś na godzinę, w planie przeznaczam na to 1,5 godziny, by uniknąć presji.
• Czasami po prostu odpuść. Nie da się zrobić wszystkiego.
• Przygotowuj listy alternatywnych działań na wypadek, gdyby coś nie poszło zgodnie z planem.
• Pamiętaj, że zmiany są naturalne i często otwierają nowe możliwości, które mogą okazać się lepsze od pierwotnych założeń.
• Staraj się regularnie oceniać sytuację w trakcie dnia, by móc na bieżąco korygować plany.

 

Zaplanuj tydzień na planie tygodniowym do druku.

 

4. Nie odpoczywasz i zaniedbujesz kreatywność

Przykład: Zrobię generalne porządki w mieszkaniu, obejrzę dwa webinary, pójdę na zakupy, ugotuję trzydaniowy obiad i przeczytam dwa rozdziały książki.

Błąd: Odpoczynek to nie fanaberia, tylko konieczność. Jeśli nie umiesz odpoczywać i czas na relaks nie jest dla Ciebie czymś oczywistym i naturalnym, tym bardziej znajdź na niego miejsce w swoim planie.

Czy miałaś kiedyś dzień, w którym byłaś tak zajęta, że zapomniałaś o przerwie? Wiem, jak to jest, kiedy wydaje się, że wszystko musi być zrobione „na już”. Jednak bez regularnego odpoczynku tracimy nie tylko energię, ale i motywację. Regeneracja ciała i umysłu pozwala działać efektywniej i z większą kreatywnością. Dlatego tak ważne jest wprowadzenie w swój plan chwil relaksu i miejsca na kreatywność.

Co zrobić?

• Zostaw przestrzeń na kreatywność, np. ozdabianie notatek czy planera. Zobacz moje pomysły: Jak ozdobić notes? 5 pomysłów na dekoracje w Bullet Journal.
• Niewiele osób, które nie zajmują się sztuką profesjonalnie, ma czas, by w codzienne plany wcisnąć długie twórcze sesje. Ale kwadrans na kilka doodli lub małą kolorowankę na pewno znajdziesz!
• Planuj przerwy i ich pilnuj.
• Zadbaj o to, aby Twoje przerwy były jakościowe – oderwij się od ekranu, wyjdź na świeże powietrze, zrób coś, co sprawia Ci przyjemność. Spacer, chwila z książką czy muzyka potrafią zdziałać cuda. W tym wpisie zebrałam więcej pomysłów na dbanie o siebie.
• Pamiętaj, że regeneracja umysłu i ciała pozwala Ci działać efektywniej w dłuższej perspektywie.
• Wprowadź do swojego dnia wieczorne rytuały wyciszenia, które pomogą Ci lepiej się zrelaksować i przygotować do snu.

 

Brush lettering to dobry sposób na kreatywną przerwę w pracy.

 

5. Planujesz bez uwzględnienia swoich sił

Przykład: Po pracy pójdę na siłownię, a potem zrobię zakupy i przerobię dwie lekcje z kursu, a wieczorem ugotuję obiad na kolejne dni.

Błąd: Założyłaś, że w ciągu jednego dnia zmieścisz kilka aktywności, które zużywają dużo energii.

Każda z tych czynności osobno wydaje się wykonalna. Problem pojawia się, gdy chcesz je wcisnąć w jeden dzień. Ignorowanie swoich zasobów energetycznych może prowadzić do frustracji i spadku poczucia sprawczości. Uwierz mi, nie da się robić wszystkiego naraz, szczególnie po intensywnym dniu pracy.

Odpoczynek, czas na regenerację i szacunek do swoich zasobów pozwolą uniknąć sytuacji, gdy kończysz dzień z poczuciem porażki, bo nie zrealizowałaś zbyt ambitnego planu.

Co robić?

• Obserwuj swoje naturalne cykle produktywności. Sprawdź, czy jesteś sową, czy skowronkiem i planuj zgodnie z Twoimi preferencjami.
• Pamiętaj, że zasoby Twojej energii nie są nieskończone, a odpoczynek nie jest czymś, na co musisz zasłużyć.

6. Masz nierealistyczne oczekiwania

Przykład: W weekend przeczytam dwie książki, obejrzę trzy filmy i pójdę na długi spacer.

Planujesz zbyt ambitnie, nie biorąc pod uwagę dostępnego czasu i swoich możliwości.

Sama kiedyś zakładałam, że zrealizuję ogromne cele w krótkim czasie, co kończyło się frustracją. Zamiast odpocząć, próbowałam nadrobić plan, co psuło mi humor i dokładało stresu. Zbyt ambitne plany wcale nie działają motywująco. Wręcz przeciwnie! Powodują panikę i poczucie, że i tak nie ma szans na osiągnięcie celu. Nierealistyczne plany często wynikają z porównywania się z innymi, dlatego postaraj się tego nie robić.

Co robić?

• Jako cel wybierz proces, a nie ostateczny efekt. Dzięki temu, nawet gdy nie osiągniesz pierwotnego celu, będziesz na dobrej drodze i z poczuciem, że odniosłaś sukces.
• Realistycznie oceniaj czas potrzebny na wykonanie zadania i zadbaj o bufory czasowe.
• Bądź dla siebie wyrozumiała. Każdy dzień to nowe wyzwanie.
• Unikaj porównywania się z innymi. Każdy z nas ma swój kontekst, warunki i możliwości.
• Doceniaj małe sukcesy i pamiętaj, że progres jest ważniejszy niż perfekcja.

7. Nie jesteś systematyczna i nie wyciągasz wniosków

Przykład: Planujesz w zrywach, tylko w styczniu lub na początku roku szkolnego. Nie sprawdzasz, jakie metody planowania i zarządzania czasem działają u Ciebie.

Błąd: Brak systematyczności i refleksji nad poprzednimi planami prowadzi do powielania tych samych błędów.

Wcześniej często planowałam w oderwaniu od tego, co już zrobiłam. Nie analizowałam, co działa, a co nie. Skutkiem było to, że marnowałam czas na nieskuteczne metody. Odkryłam, że Bullet Journal prowadzony w planerze niedatowanym to strzał w 10! Układ kalendarza bardzo ułatwia mi planowanie, a brak dat sprawia, że mogę na bieżąco rozpisywać większe projekty. Zauważyłam ogromną poprawę w mojej wydajności i zadowoleniu z realizacji zadań, gdy zaczęłam prowadzić minimalistyczne BuJo, podsumowywać plany i wyciągać wnioski.

 

 

 Planer niedatowany to świetne połączenie Bullet Journala z kalendarzem.

 

Wiele osób rezygnuje z prowadzenia Bullet Journala już po kilku tygodniach. Konieczność rysowania tabelek lub przygotowywania czasochłonnych rozpisek może być przytłaczająca. W kalendarzu bez dat odpada ten problem - wystarczy wpisać datę i wstępny układ tygodnia gotowy!

Co robić?

• Nie skupiaj się na formie. Twój Bullet Journal nie musi być podobny do ślicznych rozkładówek z Pinteresta. Chodzi o to, by był funkcjonalny i pomagał Ci realizować Twoje cele.
• Spisuj refleksje w dzienniku. To wspaniała forma śledzenia swoich postępów.
• Analizuj zarówno sukcesy, jak i porażki – pierwsze dodają motywacji, a drugie uczą, czego unikać.
• Znajdź czas na podsumowania roczne, kwartalne lub miesięczne, by regularnie monitorować swoje działania.
• Korzystaj z narzędzi takich jak habit trackery, które pomagają śledzić postępy w budowaniu nowych nawyków.

Błędy w planowaniu - podsumowanie

Pamiętaj, że planowanie to sztuka równowagi. Kluczem do sukcesu jest elastyczność, priorytetyzacja i troska o swoje potrzeby. Masz prawo zmieniać swoje plany, odpoczywać i działać we własnym tempie. Bo to Twoje życie – i Twoje zasady.